שימוש במערכות ERP ככלי לניתוח ותכנון אסטרטגי בארגונים ועסקים

עסקים, בכל תחום כמעט, מתמודדים עם מגוון רחב מאוד של אתגרים. בהתאם כל עסק חייב לפתח אסטרטגיה מדויקת, וכמובן לממש אותה באופן מיטבי. לשם כך נדרשים כלים יעילים, ואחד מהם הוא מערכת ERP.

השם ERP הוא ראשי תיבות של הביטוי : Enterprise Resource Planning, ובתרגום חופשי לעברית – מערכת לתכנון השימוש במשאבים של הארגון. המהות של ERP היא לרכז במקום אחד את כל התהליכים המתנהלים בעסק, וכך לייצר תיאום מושלם ביניהם. המידע בהמשך העמוד יעזור לכם להבין האם כלי זה רלוונטי גם לעסק שלכם.

ניצול אופטימלי של מידע יקר ערך

הסיבה הראשונה שבגללה כדאי להתקין  מערכת ERP היא ניצול מיטבי של מידע יקר ערך שמצטבר בעסק. הנתונים השונים – לגבי לקוחות, תהליכי ייצור, המצב הפיננסי, שרשראות אספקה, מלאי, רכש ועוד – מהווים בסיס הכרחי לקבלת החלטות מושכלת. למעשה, ללא מערכת אחת שמרכזת את כל המידע אין כמעט סיכוי להגיע לתובנות הנכונות, ובוודאי שלא בזמן קצר.

אוטומציה יעילה

תועלת משמעותית נוספת של הטמעת מערכות ERP היא שדרוג תהליכים שונים באמצעות הפיכתם לאוטומטיים. במאה ה-21 ישנם שלל כלים שמאפשרים ייעול של שורה ארוכה של תהליכים שבעבר חייבו השקעת זמן עבודה יקר. עם ERP נחסכים משאבים רבים, והעובדות והעובדים יכולים להתפנות למשימות שבאמת מחייבות כוח אדם איכותי. כשהייצור מדויק ומהודק, העסק כולו משתדרג.

שיתוף פעולה אופטימלי בין מחלקות

בעסקים גדולים עלולים להיווצר נתקים בין מחלקות שונות. גם במצב פחות חמור, זרימת המידע לא אופטימלית ולכן שיתוף הפעולה גם כן לא מיטבי. מערכת לתכנון השימוש במשאבים של הארגון מסייעת לסנכרן בין כל העובדות והעובדים, וגם לכך יש כמובן השפעה חיובית משמעותית על ביצועי העסק (ובדרך כלל גם על האווירה בו, בזכות החיבור הנכון בין מחלקות שנוות שבסופו של דבר פועלות למען אותה מטרה).

ERP בהתאמה אישית לעסק

מערכות ERP הן מערכות מודולריות. בין המודולים הנפוצים:

1. כספים – להפקת דוחות פיננסיים חיוניים ומניעת סיכונים.
2. רכש (כולל אוטומציה של תהליכים קבועים ותובנות למשא ומתן מול ספקים.
3. לוגיסטיקה – ניהול שרשראות האספקה וייעול כל שרשרת, אפשור תגובה גמישה למשברים.
4. ייצור – פישוט תהליכי ייצור, התאמתם למלאים ולביקושים ואוטומציה.
5. משאבי אנוש – נוכחות, שכר, חווית עובד ועוד.
6. מכירות – מודול שבזכותו ניתן למצות לידים, לאתר הזדמנויות Upsell, לנהל הזמנות, לוודא שהגבייה מתנהלת היטב וגם לשפר את השיווק.
7. לקוחות – מודול שמטרתו השבחת השירות ללקוחות ומתן מענה מהיר ומקצועי לכל פנייה ולכל צורך.

בזכות המודולריות, ניתן להתאים את מערכת ה-ERP למאפיינים הספציפיים של כל עסק בהתאם לקטגוריה אליה הוא שייך: סיטונאים, יבואנים, חברות המספקות שירותים, עסקים בתחום הקמעונאות וכו'.

המצבים שבהם כדאי במיוחד להטמיע בעסק ERP

1. עסקים בצמיחה – בין אם באמצעות חדירה לשווקים נוספים, ייצור מוצרים חדשים או הרחבת יכולות הייצור.
2. בקרה לא הדוקה – כשעסק לא מממש את הפוטנציאל שלו עקב בקרה לא מספיק טובה, ERP הוא פתרון מצוין.
3. חוסר יעילות והוצאות גבוהות יתר על המידה – מצב שהופך את העסק לפגיע במיוחד ביחס למתחרים.

לסיכום, מערכת ERP היא מערכת חכמה, שמוטמעת בהתאמה מלאה לעסק שלכם, ומאפשרת לשדרג תהליכים רבים וכך את ביצועי העסק כולו. בפרט מבטיחה המערכת ניצול מוצלח של מידע יקר ערך, אוטומציות יעילות ושיתוף פעולה מושלם בין המחלקות. מערכת ERP מתאימה במיוחד הן לעסקים בצמיחה, הן לעסקים שלא ממצים את הפוטנציאל והן כשנדרשת אסטרטגיה חדשה.