ניהול פרויקט פיתוח מוצלח: הכירו את משולש הזהב
כאשר אנו רוצים לפתח פרויקט חשוב לנו מאד שהפרויקט יהיה מוצלח. אם כן, נשאר להבין מה הנוסחה שמובילה לניהול פרויקט פיתוח מוצלח?
מהו פרויקט?
פרויקט הוא מכלול משימות שיש לבצע על מנת להשיג מטרה משותפת. הפרויקט מוגדר באמצעות מספר פרמטרים מרכזיים:
- יעד: היעד הוא המטרה הסופית שהפרויקט צריך להשיג.
- תכולה: התכולה כוללת את כל המשימות הנדרשות לביצוע כדי לעמוד במטרת הפרויקט.
- משך הפרויקט: משך הפרויקט מציין את פרק הזמן מהתחלה ועד סיום כל שלבי הפרויקט.
- תקציב: התקציב מורכב מהערכת העלויות של כלל התכולה הנדרשת לפרויקט.
- משאבים: המשאבים כוללים את כל החומרים וכוח האדם הדרושים להשלמת הפרויקט.
- סיכונים: פרויקט חדש מטבעו מכיל סיכונים שונים, ולכן יש לזהותם ולהתמודד עימם בשלב תכנון הפרויקט על מנת למנוע כישלונות או עיכובים בפרויקט.
פרויקטים יכולים לכלול פיתוח מוצר, פתרון או שירות חדש בתחומים כמו תעשייה, טכנולוגיה, חינוך ובריאות. הם עשויים להיות פרויקטים אישיים או עסקיים, המבוצעים עבור עצמך, עובדי העסק או לקוחותיו. הנה כמה דוגמאות לפרויקטים מסוגים שונים:
כתיבת ספר:
- יעד: הוצאה לאור.
- תכולה: תכנון, כתיבה, הגהה, עריכה, איורים, הדפסה.
- משך: 3 שנים.
- משאבים: סופר, עורך, מאייר, מוציא לאור.
- סיכונים: עיכובים, ביקורות גרועות, מכירות נמוכות, חוסר התאמה לקהל היעד.
פיתוח אפליקציה חדשה:
- יעד: פרסום אפליקציה למתן מענה לבעלי ליקויי ראייה במרחב ציבורי.
- תכולה: אפיון, תכנון, פיתוח, בדיקות ועלייה לאוויר.
- משך הפרויקט: שנה.
- משאבים: מאפיין, מנהל פרויקט, מנהל פיתוח, מפתחים, איש אבטחת מידע, דבאופס, בודקים ומומחה קידום.
- סיכונים: אי עמידה בלוחות זמנים ותקציב, איכות מוצר גרועה, מתקפות סייבר.
החשיבות בהגדרת תכולה, תקציב ומשך הפרויקט
כדי לשקול האם לצאת לפיתוח פרויקט חדש, עלינו למדוד את העלות אל מול התועלת של הפרויקט.
ניקח לדוגמה פרויקט שעלותו חצי מיליון ₪, עלינו לשקול האם ביחס עלות מול תועלת, האם הפרויקט כדאי. אם נניח שבמשך 10 שנים צפי ההכנסות מהמוצר הוא 200K יתכן ולא כדאי לפתח את הפרויקט במתכונתו הנוכחית.
כנ"ל לגבי משך הפרויקט, אם נניח שייקח שלוש שנים לפתח את פרויקט, יתכן והזמן ארוך מידי כך שהפרויקט לא כדאי כיוון שהמתחרים שלנו מפתחים מוצר מתחרה ויעלו לאוויר בזמן קצר יותר.
ולכן כדי לקבל החלטה מושכלת לגבי פיתוח פרויקט חדש, עלינו להגדיר היטב את הפרויקט ולתמחר אותו כפי שיפורט בהמשך.
מהו משולש הזהב?
משולש הזהב בניהול פרויקטים מתבסס על שלושה מדדים עיקריים: זמן, תקציב ותכולה, כאשר האיכות מושפעת מכל המדדים. השימוש במשולש זה ממחיש את התלות ההדדית בין שלושת הגורמים. לדוגמה, אם התכולה מתרחבת, משך הפרויקט והעלות יגדלו בהתאם. החשיבות של משולש הזהב היא במדידה ובקרה שוטפת כדי לתת מענה מהיר לפערים שנוצרים בין התכנון לבין הביצוע בפועל.
*הערה: המאמר ימשיך מנקודה זו להתמקד בפרויקטים מסוג פיתוח תוכנה
כיצד להבטיח שהפרויקט מתקדם לפי תוכנית?
כדי לוודא שהפרויקט מתקדם בהתאם לזמן, תקציב ותכולה, יש לבצע מספר פעולות בשלב התכנון וכן לאורך הפרויקט.
בשלב תכנון הפרויקט, יש להכין תוכנית עבודה המחולקת לאבני דרך. משמעות הדבר היא חלוקת תכולת הפרויקט לתכולות קטנות יותר, ולכל תכולה יש לבצע הערכת זמן ותקציב. כך ניתן לבצע מעקב שוטף לאורך הפרויקט ולבחון האם התכולה מתקדמת בהתאם למסגרת הזמן והתקציב.
דוגמה לתכנון פרויקט – Gantt :
בנוסף שלב תכנון הפרויקט ולאורך כל שלביו, יש לבצע הערכת סיכונים. בהערכה זו יש לפרט אילו סיכונים עשויים לפגוע במשולש הזהב, את ההסתברות והחומרה של כל סיכון ואת האפשרות למזער אותו. פעולה זו תאפשר בקרה על הסיכונים במהלך פגישות תקופתיות לאורך הפרויקט.
דוגמאות לסיכונים שעלולים לפגוע בפרויקט:
- אי עמידה בזמני הפרויקט: כאשר תכולת הפרויקט אינה מוגדרת היטב, קיים סיכון שהערכת זמן ביצוע המשימות תהיה שגויה ותביא לעיכובים. כדי להימנע מסיכון זה, יש לוודא שקיים אפיון מפורט לתכולת הפרויקט ולבצע בקרה על האפיון יחד עם מנהל הפיתוח. כמו כן, יש לקיים סיעור מוחות לגבי חוסרים אפשריים באפיון ולבצע תיקונים והשלמות כנדרש.
- איכות טכנית ירודה של המוצר: כדי להבטיח איכות מוצר גבוהה, יש לבצע בקרת איכות מתמדת לאורך כל הפרויקט, באמצעות בדיקות קוד בכלים אוטומטיים, בקרות ידניות של מנהל הפיתוח, וכן בדיקות עומסים וחדירות.
- אי עמידה בזמני הפרויקט בשל חוסר בכוח אדם: יש לתכנן מראש את המשאבים הדרושים לפרויקט ולהיערך לאפשרות של חוסר בכוח אדם. אם מתעוררת בעיה כזו, ניתן להתגבר על כך באמצעות תגבור כוח אדם מפרויקטים אחרים או העסקת מומחים חיצוניים שיסייעו בהתמודדות עם העיכוב שנוצר בפרויקט.
לאורך הפרויקט יש לבצע בקרה שוטפת. לצורך כך, יש להשתמש במערכת לניהול פרויקטים כמו Jira. המערכת תאפשר ניהול של הפרויקט בתכולות עבודה קטנות (ספרינט) ותספק סטטוס בזמן אמת על התקדמות התכולה.
בתהליך הבקרה נבחן מספר גורמים כדי להבטיח עמידה במשולש הזהב של הפרויקט:
- לפני תחילת הספרינט נוודא שיש כמות משימות המתאימה למשך הספרינט והתכולה ברורה ומלאה.
- במהלך הספרינט נמדוד התקדמות יומית ונטפל בבעיות ופערים שעולים. ככל שנזהה פערים מוקדם יותר, כך נוכל לטפל בהם ביעילות רבה יותר.
- בסיום הספרינט נקיים פגישת דמו לתכולה שפותחה ונבצע בקרה של תכנון אל מול ביצוע כדי לוודא שאין עיכובים בפיתוח. במקרה של פערים, נדון בנושא בפגישות השוטפות של צוות הנהלת הפרויקט ונבחן פתרונות אפשריים. גם כאן חשוב לזהות בעיות מוקדם ככל האפשר.
כיצד AI יכול לסייע לנו בהצלחת הפרויקט?
אחרי שהבנו כיצד עלינו לתכנן את הפרויקט שלנו וכיצד נמדוד אותו, נפרט בקצרה כיצד כלי AI יכולים לסייע לנו בניהול פרויקט בדגש על מדידת הפרמטרים שבמשולש הזהב:
- חסכון בזמן באמצעות אוטומציות AI: ביצוע משימות שגרתיות כמו תזמון וסיכום פגישות.
- ניתוח נתונים: כלים מבוססי AI מנתחים נתונים לזהות מגמות ולחזות בעיות עתידיות על סמך פרויקטים קודמים ועל סמך ההתקדמות בפרויקט הנוכחי.
- תכנון גאנט: AI מנתח פערים ותלויות בין משימות ויכול להתריע על סדר שגוי של משימות. בנוסף ישנה יכולת להתריע על הערכת זמנים שגויה חסר/עודף למשימות.
- ניהול תקשורת: צ'אט-בוטים יכולים לסייע בשיפור התקשורת בין חברי הצוות, לענות על שאלות ולספק עדכונים שוטפים על מצב הפרויקט. בנוסף, הם יכולים לשלוח התראות ועדכונים אוטומטיים לצוותים, כדי לשמור את כולם מעודכנים ולאפשר טיפול מיידי בבעיות שנוצרו בזמן אמת.
לסיכום, ניהול פרויקט פיתוח בהקשר של משולש הזהב הוא קריטי להצלחתו. ככל שתושקע יותר מאמץ בתכנון וניהול סיכונים ופתרונם, כך יעלה הסיכוי להצלחת הפרויקט. לפיכך, לפני התחלת הביצוע, יש לבחון ולתכנן בקפידה את התכולה, משך הזמן והעלויות של הפרויקט.
רוצים להבטיח שהפרויקט שלכם יצליח? אנחנו יותר מנשמח לעזור! התייעצו עם המומחים שלנו באברא עוד היום 🙂