אוטומציה בעולם ה-IT
בעידן בו ארגונים נשענים בעיקר על טכנולוגיה, יחידות ה-IT הפכו בשנים האחרונות לליבת הארגון, העומס גואה, וכמות הפניות, כמו גם כמות המשימות לכל עובד, גדלה בקצב משמעותי. לעתים מספר הבקשות והפניות המגיעות מהגוף העסקי ומהלקוחות הוא כה גבוה, עד שקשה לצוות להשלים את משימותיו- מה שמוביל להפסדים ולמשתמשי קצה לא מרוצים.
כתוצאה מכך, הטמעות RPA נמצאות במגמת עלייה נרחבת בשנים האחרונות בקרב גופי IT, וארגונים מרחבי העולם מיישמים אוטומציה של תהליכים רובוטיים במחלקות ה IT שלהם. השימוש ב-RPA מביא לחיסכון זמן משמעותי, ומאפשר לעובדים להתמקד במשימות המספקות יותר ערך. לקוחות IT העושים שימוש נרחב בכלי RPA מדווחים על השגת תוצאות מהירות הרבה יותר, יחד עם ROI גבוה מאוד.
המשמעות של טכנולוגיית RPA היא שימוש בבוט תוכנה על גבי תהליכים ארגוניים, ההופך תהליכים מחזוריים ומבוססי חוקיות אלו לתהליכים אוטומטיים המתבצעים על ידי בוטים. במילים אחרות – RPA הופכת משימה חזרתית המתבצעת על ידי עובד, למשימה אוטומטית המתבצעת על ידי בוט.
במאמר זה נענה על השאלה כיצד RPA יכול להקל לייעל את עבודת צוותי ה-IT על ידי מתן דוגמאות מסיפורי לקוחות אמיתיים המבצעים שימוש נרחב בטכנולוגיה זו.
יתרונות ה RPA בעולם שירותי ה IT:
- הפחתת טעויות אנוש במשימות ותהליכים רוטיניים
- מיכון תהליכי IT בצורה פשוטה ומהירה תוך ויצירת תהליכים מחזוריים מובנים ללא תלות בגורם אנושי
- אינטגרציה בין מערכות שונות בקלות וללא תלות במערכותצד שלישי
- הפחתת זמן התגובה של יחידת ה IT למינימום
- מפחית משמעותית את ה- SLA באחוזים ניכרים
- שיפור איכות השירות באמצעות תגובה מהירה וחפה מטעויות
תרחישי שימוש ב RPA בעולם ה IT – לקוחים מסיפורי לקוח:
- ניטור שרתים ואפליקציות
קריסות שרתים והזמן שגוזלות הן סיוט עבור כל מחלקת IT. כדי למנוע אובדן עבודה והכנסה לא רצויים ולהבטיח המשכיות עסקית, ארגונים רבים משתמשים ב- RPA בתהליכי ניטור השרתים והאפליקציות שלהם. רובוט הRPA מכבה, מגדיר ומפעיל מחדש סוגים שונים של שרתים. השימוש ברובוט תורם להפחתת העלויות תפעול והעסקה של צוות ה- IT ומאפשר לשמור על רציפות תפקודית כלל ארגונית.
- תחזוקת מערכות ומעקב שוטף
ניטור ותחזוקה שוטפת של מערכות IT היא אחת המשימות החשובות ביותר לארגון. יש לבצע פעולות תחזוקה רבות כדי להימנע מתקלות בשרתים ובמערכות, כאשר רובן המכריע של אותן פעולות הן מחזוריות וניתנות לתפעול על ידי מנגנון RPA. הרובוט יודע להיכנס למערכות, לבצע בדיקות תקינות שגרתיות אך ייחודיות לכל מערכת, לנטר את טיב תקינות הפעילות ולדווח באמצעות התראה/דו”ח, כאשר במקרים רבים הוא אף יודע לטפל בבעיות בעצמו – על בסיס סט “מקרים ותגובות” שידוע ומוגדר לו מראש.
- יצירה והקמה של חשבונות
יצירת חשבונות ארגוניים (דוא”ל, מערכות שונות) גוזלת זמן רב. RPA מבצע הוספת משתמשים חדשים באופן אוטומטי. לדוגמה, בעת יצירת חשבון דוא”ל חדש הרובוט עוקב אחר זרימת העבודה ליצירת חשבון, הכוללת סדרת צעדים לאימות אישורי משתמש, הוספה לרשימות התפוצה הארגוניות, עדכון המשתמש על יצירת החשבון, ואף הכנסה של אותו חשבון למערכות נוספות משיקות – יצירת חשבון בAD מעולם לא הייתה קלה יותר.
- אבטחת מידע (איפוס חשבונות, נעילת משתמשים, שחרור נעילות וכו’)
כיום מחלקת ה- IT משקיעה רבות באיפוס הסיסמאות של המשתמשים או בביטול נעילת חשבונם לאחר ניסיונות כניסה כושלים, אך שימוש ב-RPA לביצוע משימות אלו הוא פשוט וקל. הרובוט יודע לאמת את פרטי המשתמש ומבצע איפוס סיסמה או פתיחת חשבון, בהתאם לבקשת המשתמש. אם נדרש אישור מאחד עובדי ה-IT, הבוט ידע לפנות לגורם הרלוונטי ולבצע את הפעולה מיד עם קבלת האישור. שימוש ב-RPA למשימות כאלו חוסך בזמן המתנה של משתמשים ובזמן עבודה של מחלקת ה-IT, שכך מתפנה למשימות ערכיות יותר.
- גיבוי ושחזור
משימות אלו הן קבועות ומחזוריות ולעתים ביצוע ידני לוקח זמן רב כאשר נדרש לבצע גיבוי למספר מערכות בו-זמנית. לכן ארגונים רבים משתמשים כיום ב RPA – לאחר שהרובוט מקבל הנחיות מדויקות באשר לזרימת העבודה, ניתן לבצע את הגיבוי והשחזור באופן אוטומטי ומדויק ובסיום לקבל עדכון מהרובוט על השלמת המשימה. ניתן גם לשפר ולשנות את פעולת הרובוט בקלות בהתאם לשינויים בטכנולוגיה, מה שמבטיח המשכיות עסקית ומינימום התעסקות עם נושאי הגיבוי והשחזור בארגון.
לסיכום, RPA מהווה פתרון אוטומציה יעיל ורלוונטי עבור מחלקות וארגוני IT, קטנים וגדולים כאחד.
כדי להפוך ליעילים יותר, ארגונים חייבים ניהול חכם ומהיר יותר של המערכות, הנתונים, זמן העבודה וכוח האדם. השימוש ברובוטי RPA מבטיח ייעול תהליכים ומערכות מידע, וכתוצאה מכך מקסום הערך של גופי ה-IT.
